Создадим удобную форму для составления автоматического отчета - бланка с информацией о водителе. На одном листе будем вводить подробную информацию о водителях в виде списка или перечня, на другом будем выбирать водителя по его фамилии и печатать автоматически заполненный бланк.
В статье про Справочник мы заполняли накладную, выбирая с помощью Выпадающего списка нужный товар. Данные о товаре автоматически заносились в накладную.
В этой статье несколько модифицируем задачу: выбрав водителя, автоматически сформируем отчет с подробной информацией о нем и его транспортном средстве. Конечно, подобная форма с отчетом может быть настроена для вывода любой информации: отчет о товаре, карточка о сотруднике, отчет о продажах за период.
В результате мы должны получить вот такую форму:
Исходные данные о водителях будем вводить на другом листе:
Подробнее с таблицами можно ознакомится в файле примера : ссылка на него - внизу статьи.
На листе Водители создадим таблицу, содержащую подробные данные о водителях. Таблица простая, но при ее создании рекомендуется придерживаться нескольких правил:
Примечание : Рекомендации о создании таблиц в MS EXCEL см. статью Советы по построению таблиц в MS EXCEL
Чтобы добавить новую строку в таблицу нужно выделить строку номер 21 (нажав правой клавишей мыши на серый заголовок строки). Одновременно с выделением строки появится контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт Вставить. В этом случае формулы в отчете не нужно корректировать. Это пришлось бы сделать если бы мы просто стали добавлять новых водителей в строки ниже.
Также можно преобразовать таблицу в формат таблиц EXCEL. Об этом подробнее написано здесь . Это существенно упростит добавление и удаление строк в таблицу. В этом случае ссылки в формулах на столбцы таблицы будут в виде структурированных ссылок , например, =СУММ(Таблица1[Стоимость])
Заполнять многостолбцовую таблицу не всегда удобно, поэтому в параметрах MS EXCEL можно настроить переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД (ENTER).
Еще один нюанс заполнения таблицы состоит в том, что у одного водителя может быть несколько транспортных средств. Это существенно влияет также и на отчет. Потребуется создавать или универсальный отчет или отдельный отчет для водителей имеющих 2 или 3 машины. Но, это уже другая задача, она здесь не рассматривается.
Также у водителя может быть открыто несколько категорий. В столбце О содержится табличка с категориями водительских прав для формирования Выпадающего списка .
Если категорий две или больше, то можно предусмотреть дополнительные элементы выпадающего списка: E и F, А и В и т.д. Либо ввести дополнительный столбец Другие категории . В этот столбец можно ввести дополнительные категории. Либо можно вообще отказаться от выпадающего списка и вводить категории через запятую. Однако, это может стать проблемой, если потребуется сделать другой отчет, например: Кто из водителей имеет 2 категории, одна из которых А?
Для удобства ввода номера паспорта использовано пользовательское форматирование ячейки: 00" "00" "000000
Для контроля повторяющихся фамилий использовано Условное форматирование .
Контроль повторов фамилий очень важен, т.к. по ней осуществляется поиск водителя. Если 2 и более водителя имеют одинаковую фамилию, то поиск усложняется. Об этом ниже, но сначала рассмотрим как формируется отчет.
Напомним, что форма отчета выглядит так:
Выбрав в желтой ячейке фамилию водителя, формулы на основе функции ВПР() автоматически выведут все данные из соответствующей строки листа Водители.
Правее желтой ячейки выводится уникальный код водителя и контрольное значение количества повторов фамилии в исходной таблице. Если выбранная фамилия не единственная, то о проблеме сигнализирует условное форматирование в ячейке F7.
Решением могут служить разные подходы:
Примечание : Область печати листа настроена таким образом, чтобы на печать выводился только отчет.
© Copyright 2013 - 2025 Excel2.ru. All Rights Reserved
Комментарии