Сделаем в EXCEL простенькую форму для план-фактного анализа. "Простенький" - это значит, что вычислим только абсолютное расхождение плана и факта, и в разрезе только по плановым периодам.

Исходная таблица

Предположим, что на каждую дату у нас запланирована некая работа или ее часть, и нам известна плановая стоимость этих работ. По мере хода проекта в таблицу вводятся фактические данные, т.е. реально потраченные на ту или иную дату суммы. Сами работы указывать не будем, все стоимости будут привязаны просто к датам.

Исходная таблица в файле примера сделана в формате таблиц данных MS EXCEL, чтобы ее было удобно заполнять. Это единственная таблица в файле примера, из которой мы будем извлекать нужные нам для анализа данные. Все другие таблицы будут заполняться автоматически.

Примечание: при заполнении таблицы необходимо следить, чтобы в столбце Дата заносились даты без повторов и по возрастанию. Пропуски дат допускаются.

План-фактный анализ

Сделаем простенький план-фактный анализ стандартными средствами EXCEL, т.е. очень быстро. Будем использовать Сводную таблицу с нарастающим итогом (англ. - Running total), а также стандартную диаграмму.

Если проект длится достаточно долго, то для построения графика нам потребуется сгруппировать данные за некий период, например за месяц. Для этого:

1. Добавим к исходной таблице новый служебный столбец "МесяцГод", он нам потребуется для группировки данных по месяцам. Значения в этом столбце будут заполняться автоматически формулой =ГОД([@Дата])&ТЕКСТ(МЕСЯЦ([@Дата]);"-00")
2. Построим Сводную таблицу: выделите любую ячейку в исходной таблице и вставьте Сводную таблицу (Вкладка Вставка - Таблицы - Сводная таблица).
3. Настройте Сводную таблицу как показано на рисунке ниже
4. Выделите в Сводной таблице поле "Сумма по полю План" и в меню Дополнительные вычисления выберите "С нарастающим итогом в поле ...".
5. То же самое сделайте по полю с Фактом.

Должна получиться вот такая Сводная таблица.

Выделите любую ячейку в Сводной таблице и создайте график (Вкладка Вставка - Диаграммы - График).

Все, построение графика План-фактного анализа завешено.

Совет: В данной статье диаграммам придан стандартный вид (с небольшими изменениями). Если требуется придать графикам "стильный вид", то можно использовать заранее настроенные диаграммы из этого раздела.

План-фактный анализ в целом по проекту (сложный случай)

В вышеуказанном примере работы выполнялись каждый месяц без перерывов. Но, если в проекте был перерыв на 1 или более месяц, то вышеуказанный подход нам не совсем подходит, т.к. график с нарастающим итогом будет выглядеть не корректно:

Нам же требуется, чтобы график нарастающего итога в месяцы перерыва был горизонтальной прямой, а не наклонной линией, соединяющей 2 точки.

Сначала создадим формулами таблицу от первого месяца до последнего месяца проекта.

Для этого:

• Определим первый месяц работ - используем первую дату в исходной таблице (напоминаю, что таблица должна быть отсортирована по возрастанию по датам).
• Вычислим общую плановую длительность проекта в месяцах. Это сделано в ячейке I9 на основании первой и последней даты проекта (с использованием элементарных очевидных вычислений).
• В столбце Месяц будем указывать первый день месяца. Его можно рассчитать с помощью функции =КОНМЕСЯЦА(). Подробнее см. здесь.
• Столбцы План и Факт заполняются с помощью функции =СУММЕСЛИМН(). Подробнее про суммирование с условием см. здесь.

Итак, мы почти готовы построить диаграмму. Но для того, чтобы ее сделать более универсальной и не перестраивать диаграмму для проектов разной длительности - используем именованные диапазоны. 

Хотя наш проект длится 17 месяцев, мы расширим вышеуказанную таблицу, скажем, до 24 месяцев, чтобы иметь более универсальную форму. Затем создадим 3 именованных диапазона: 2 для плана и факта, 1 для даты. Эти диапазоны будут автоматически изменять свою длину в зависимости от плановой длительности проекта.

Теперь вручную определим ряды для диаграммы:

Обратите внимание на то, как задается источник значений для ряда: не просто название именованного диапазона, а с указанием имени книги.

В итоге получим нужную диаграмму. Как видно из картинки ниже, именованный диапазон автоматически вырезал из увеличенной таблицы нужный нам временной интервал.

Детальный анализ данных по месяцам

Сгруппировав данные по месяцам, мы получили наглядное представление о проекте в целом, но потеряли детали. Добавим в файле примера лист для анализа по месяцам.

Так как наш проект длится несколько месяцев, то нам нужна удобная форма для перехода от первого до последнего месяца проекта. В файле примера это реализовано с помощью полосы прокрутки.

В строке 8 выведены только месяцы, в которые производились работы (периоды простоя не учитываются, т.к. там анализировать нечего). Всего 7 месяцев.

Примечание: Если пользователь с помощью Полосы прокрутки выбирает значение более длительности проекта, то счетчик текущего месяца в ячейке В15 автоматически перебрасывает на 1-й месяц проекта. Это позволяет не перестраивать полосу прокрутки при изменении длительности проекта.

Выбранный месяц подсвечивается Условным форматированием зеленой заливкой. Четные года подсвечены серой заливкой, чтобы визуально можно было разделить разные года проекта.

Также определяется позиция 1-й даты в текущем месяце (в исходной таблице) и количество дней в текущем месяце, в которых производились работы. Все это позволяет построить таблицу рабочих дней в текущем месяце и вычислить отклонение от плана по каждому дню.

При изменении месяца таблица будет перестроена автоматически, а вместе с ней и график Плана-Фактного анализа.

Для наглядности нерабочие дни пропущены (те дни, в которых не было запланировано работ), это позволяет наглядно продемонстрировать динамику проекта.