Ввод данных из списка значений. Часть 1: Выпадающий список в MS EXCEL

При заполнении ячеек данными иногда необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, при заполнении ведомости ввод фамилий сотрудников с клавиатуры можно заменить выбором из определенного заранее списка (табеля).

Одним из вариантов заполнения ячеек является выбор значений из заранее определенного списка в MS EXCEL. Предположим, что в таблицу ведомости необходимо вводить фамилии сотрудников. Чтобы не ошибиться с написанием фамилий можно предварительно создать список всех сотрудников организации, а заполнение ведомости свести к выбору фамилии из этого списка.

Инструмент Проверка данных (Данные/ Работа с данными/ Проверка данных) с условием проверки Список, как раз предназначен для решения нашей задачи: с помощью него можно создать Выпадающий (раскрывающийся) список (см. Файл примера).

Для удобства создадим Именованный диапазон:

  • создайте список фамилий сотрудников, например в диапазоне D1:D10 ;

  • выделите в ячейку D1 заголовок Сотрудники;
  • выделите диапазон D2:D10, в поле Имя, слева от Строки формул введите Сотрудники и нажмите ENTER, либо, выделив диапазон D1:D10 через команду меню Создать из выделенного фрагмента (Формулы/ Определенные имена).

СОВЕТ:
Если в будущем потребуется пополнять список сотрудников, то придется вручную модифицировать границы именованного диапазона. Как обойти это неудобство читайте в статье Динамический диапазон.

Теперь создадим Выпадающий список для ввода фамилий в ведомость:

  • выделите ячейки ведомости, куда будут вводиться фамилии сотрудников, например А2:А5;
  • вызовите инструмент Проверка данных (Данные/ Работа с данными/ Проверка данных);
  • установите условие проверки Список;
  • в поле Источник введите =Сотрудники;

  • нажмите ОК.

Теперь при выделении любой ячейки из диапазона А2:А5, справа от ячейки будет появляться кнопка со стрелкой, нажав на которую можно выбрать необходимую фамилию.

Проверку данных можно настроить так, чтобы при вводе фамилий не из списка появлялось окно с описанием ошибки (для этого во вкладке Сообщение для ввода введите необходимый текст).

Недостатком этого решения является то, что у пользователя есть потенциальная возможность ввести в ведомость повторяющиеся фамилии. Для того, чтобы контролировать появление повторяющихся фамилий, можно использовать идеи из статьи Ввод данных из списка значений. Часть 2. Выпадающий список с контролем дублирования.

Связанные статьи

Похожие задачи
Прочитайте другие статьи, решающие похожие задачи в MS Excel. Это позволит Вам решать широкий класс подобных задач.
Средняя: 3.7 (3 оценок)