В этой статье подробно разберем на примерах Метод освоенного объема. Это статья будет полезной больше для практиков проектного управления, нежели для студентов, желающих побыстрее разобраться и сдать зачет.

Метод освоенного объема позволяет измерить, проанализировать и спрогнозировать основные показатели проекта по стоимости и продолжительности работ. Для этого вводятся показатели проекта в денежной форме, часть из них интуитивно понятны и традиционно используются при учете средств проекта. Речь идет о стоимостном план-фактном анализе, в котором используются только денежные показатели проекта, а не объемные. Ниже приведено 2 показателя:

• фактическая стоимость выполненных работ (Actual Cost), сокращенно АС
• плановая стоимость выполненных работ (Earned Value), сокращенно EV

Разница этих показателей называется отклонением по стоимости CV=EV-AC (Cost Variance). Обратите внимание, что оба показателя касаются одного и того же объема выполненных работ. Т.е. сравнивая эти 2 показателя мы можем ответить на вопрос: обошелся нам дороже или, наоборот, дешевле выполненный объем работ.

Примечание: Зачастую при план-фактном анализе некорректно сравнивают плановую стоимость запланированных работ PV (Planned Value) и фактически потраченные средства (АС). Т.е. в том случае, когда были выполнены не те работы, которые были запланированы, мы из сравнения PV и AC никогда не узнаем обошлись ли нам выполненные работы дороже или дешевле чем было запланировано, а также  не поймем выполняется ли график проекта и каков прогноз его завершения.

Чтобы разложить все "по полочкам" придется вникнуть (в несложную) теорию Метода освоенного объема. Затем, используя MS EXCEL, применим этот метод на практике.

Теоретическая часть

Метод освоенного объема, позволяет спрогнозировать не только стоимость оставшихся работ проекта, но оценить, как двигается выполнение графика этих работ. После выполнения части работ по проекту мы имеем уже гораздо больше информации о работах проекта чем в его начале. Предположим, прошло 50% времени, отведенного на проект. При этом, подрядчик, выполняющий работы, мог сработать по-разному:

• сделал к середине срока столько, сколько было запланировано и при этом потратил равно столько денег, сколько вы с ним планировали
• потратил почти все выделенные на работу деньги и мало что сделал (например, работал плохо или вообще не работал)
• потратил все выделенные на работу деньги и почти все сделал (т.к. работал интенсивнее, чем планировалось при инициировании проекта)

Метод освоенного объема позволяет использовать эту информацию для прогнозирования.

К традиционным показателям (EV и AC) добавляется еще один, упомянутый выше, показатель PV (Planned Value) - плановая стоимость запланированных работ. PV соответствует фактически утвержденному финансовому плану проекта на момент проведения анализа.

Алгоритм работы по Методу освоенного объема следующий:

1. На момент отчета собираются данные по 3-м базовым показателям EV, PV и AC
2. Проводится анализ выполнения расписания проекта и стоимости работ
3. Составляется прогноз стоимости проекта и оставшихся работ, а также прогноз срока завершения проекта

В ходе анализа на основе базовых показателей вычисляют производные показатели:

Отклонение по стоимости - CV=EV – AC позволяет провести сравнение реально выполненных работ в бюджетных (утвержденных, плановых) и фактических деньгах. Если CV<0 – то имеет место перерасход средств, правда, пока не понятно почему он произошел (м.б. скорость выполнения увеличилась – выполнено больше работ чем планировалось (за досрочно выполненные работы нужно заплатить больше) или произошел рост стоимости выполнения работ (выполнен запланированный объем работ, но планировалось, что они обойдутся дешевле). Сравнивая плановую (EV) и фактическую (AC) стоимость выполненных работ мы отвечаем на вопрос - А не обошлись ли нам выполненные работы дороже, чем мы планировали?

Еще один показатель - Отклонение по расписанию - SV=EV – PV позволяет провести сравнение в плановых (бюджетных, утвержденных) деньгах выполненного объема работ с запланированным объемом. Показатель позволяет ответить на вопрос, который остался после вычисления показателя CV: выполнено больше работ чем планировалось или столько сколько планировалось? Если SV>0, то имеем опережение графика работ (по объему работ выполнено больше). Сравнивая в плановых деньгах выполненный объем (EV) и объем который должен быть выполнен к этому моменту (PV) мы отвечаем на вопрос - А не отстали ли мы от графика выполнения работ?

Оба показателя в совокупности позволяют прояснить картину происходящего в проекте. Если SV>0 (опережение графика работ) и при этом CV<0, то мы имеем увеличение скорости работ, а не увеличение стоимости выполненных работ.

Но вопросы все же остаются:

• Увеличение скорости работ – это разовое явление или оно может повторится вновь? Это ускорение затронуло только определенный тип работ, например, для землеройные, или же все работы по проекту? (если мы хотим спрогнозировать стоимость проекта с помощью Метода освоенного объема на эти вопросы нужно обязательно будет ответить)
• Мы получили ускорение работ на критическом пути или ускорили работы, которые имеют запас по времени? Для прогнозирования стоимости проекта нам нужно ответить и на этот вопрос – чтобы не расходовать деньги на ускорение работ, не приводящих к ускорению завершения проекта в целом
• Как соотносятся затраты на ускорение работ и реальный прогресс работ (не платим ли мы в 2 раза больше (+100%) за ускорение хода работ на 20%)? Для ответа на этот вопрос может помочь сравнение SV и CV. Если CV существенно больше, чем SV, то стоит задуматься нужно ли нам такое ускорение. Для прогнозирования стоимости проекта нам нужно ответить на этот вопрос – будем ли мы тратить деньги для ускорения работ (что нам важнее: завершить проект пораньше или завершить его в рамках бюджета?)

Без ответов на эти вопросы дать точный прогноз с помощью Метода освоенного объема (МОО) не получится. Более того, использовано МОО даст неверный прогноз. 

Переходим к составлению прогнозов по проекту. При прогнозировании интересуют обычно 2 вопроса:

• Сколько будет строить стоить проект в момент его окончания?

Обозначим прогнозный бюджет проекта на момент завершения ЕАС (Estimate at Complete). Этот прогноз бюджета ЕАС мы делаем в момент проведения анализа. Фактически мы уже делали такой в прогноз на стадии инициирования проекта, когда составляли сметы и бюджет проекта. Обозначим этот начальный прогноз как BAC (Budget at Completion). В момент начала проекта показатель ЕАС= BAC и это тривиально. Но, чтобы дать оценку бюджета проекта в произвольный момент его реализации необходимо провести дополнительный анализ (см. ниже).

• Какова актуализированная оценка сметы оставшихся работ?

Обозначим прогнозную оценку сметы оставшихся работ ETC (Estimate to Complete). Понятно, что в момент начала проекта ETC= BAC, т.к. еще ни одной работы не выполнили. В произвольный момент проекта формула для ETC будет зависеть от того как мы справились с объемом выполненных работ (сделали их быстрее чем планировали? затратили меньше средств чем в смете?)

Чтобы не заниматься трудоемким пересчетом стоимости работ в новых условиях, используют индексы, которые позволяют быстро откорректировать прогноз полной стоимости проекта и оставшихся работ. Хотя SV и CV дают информацию о текущем положении вещей в проекте в данный момент времени, но для прогнозирования и составления трендов потребуются относительные показатели (индексы):

CPI=EV/AC (индекс выполнения стоимости). Сравнение реально выполненных работ в бюджетных (утвержденных, плановых) и фактических деньгах.
SPI=EV/PV (индекс выполнения расписания работ). Сравнение в плановых (бюджетных, утвержденных) деньгах объема работ, который был выполнен, с запланированным.

Как видно из формул эти индексы тесно связаны с CV= EV-AC и SV= EV- PV

Примечание: CPI и SPI могут стать более понятнее, если стоимость работы определить через произведение удельной стоимости работы P (стоимость единицы работы) на объем работы W. Удельная стоимость работы может быть плановой и фактической (Pплан и Рфакт), также как и объем работы (Wплан и Wфакт). Тогда основные показатели можно переписать в виде:

EV= Pплан* Wфакт
AC = Pфакт* Wфакт
PV = Pплан* Wплан
Выражение для CPI=EV/AC превратится в Pплан / Pфакт и будет показывать относительную скорость траты денег проекта. А показатель SPI =EV/PV превратится в Wфакт / Wплан будет показывать относительную скорость выполнения работ проекта.

Итак, все показатели вычислены можно приступать к анализу и прогнозированию для различных случаев.

Случай 1. «Все идет по плану»

ETC= BAC-EV

Т.е. для нахождения стоимости оставшихся работ (ETC) мы из утвержденного бюджета (BAC) вычли плановую стоимость выполненных работ (EV). Учитывая, что в реальном мире никогда ничего не идет строго по плану, то для такой оценки требуется обоснование такого допущения. Теперь посмотрим как выглядят другие показатели в этом случае.

• EV =AC – плановая стоимость выполненных работ совпала (или почти совпала) с фактической стоимостью выполненных работ, т.е. за выполненные работы мы заплатили ровно столько сколько планировали заплатить.
• Прогноз общей стоимости проекта на момент завершения: EAC= ETC +EV=BAC или лучше EAC= ETC +AC (если все же были небольшие отклонения по стоимости выполненных работ).
• EV =PV – плановая стоимость выполненных работ совпала (или почти совпала) с плановой стоимостью запланированных работ, т.е. выполнили такой объем работ, какой и планировали.
• CPI=1, т.е. деньги мы тратим с той же скоростью, с которой и планировали.
• SPI=1, т.е. работы в натуральном выражении ведутся по плану.

Случай 2а. «Отклонения в скорости выполнения работ были, но мы верим, что они больше не повторятся»

Пусть проект заключается в выполнении работ по строительству дороги. Предположим, что первый месяц часто шел дождь и строительство велось медленнее, чем ожидалось (EV < PV, SV<0, SPI<1). За выполненные работы мы заплатили равно столько, сколько и планировали (EV =AC, CV=0, CPI=1). К счастью, оставшиеся 3 месяца ожидается хорошая погода и строительство продолжится запланированными темпами.

Формула нахождения стоимости оставшихся работ будет такая же, как и в случае 1 «Все идет по плану»: ETC = BAC-EV. Прогноз общей стоимости проекта на момент завершения: EAC= ETC +EV=BAC. Хотя проект завершится позже чем планировалось, но мы считаем, что на его стоимость это не отразится (EAC=BAC). Это значит, что подрядчикам мы платим только за фактически выполненные работы, а не за проведенное время.

Случай 2b. «Отклонения по стоимости выполнения работ были, но мы верим, что они больше не повторятся»

Предположим, что в нашем проекте по строительству дороги первый месяц часто шел дождь, но, чтобы строительство не останавливать в дождливые дни, подрядчик согласовал с нами использование особого асфальта, который можно класть в дождь. В итоге строительство велось с той же скоростью (EV = PV, SV=0, SPI=1), но затраты на более дорогой «волшебный» асфальт превысили плановую стоимость (EV <AC, CV <0, CPI <1). Теперь оставшиеся 3 месяца ожидается хорошая погода и строительство продолжится запланированными темпами и с использованием обычного асфальта.

Формула нахождения стоимости оставшихся работ будет такая же, как и в случае 1 «Все идет по плану»: ETC = BAC-EV. Прогноз общей стоимости проекта на момент завершения: EAC= ETC +AC = (BAC-EV) + AC = BAC + (AC- EV). Т.к. AC- EV >0, то EAC> BAC (прогнозная стоимость проекта превысит запланированную на AC- EV).

Случай 3а. «Отклонения в скорости выполнения работ были, и мы считаем, что эта тенденция продолжится»

Опять предположим, что в проекте по строительству дороги первый месяц часто шел дождь и строительство велось в 2 медленнее, чем ожидалось (EV <PV, SV <0, SPI <1, SPI =0,5). За выполненные работы мы заплатили равно столько, сколько и планировали (EV =AC, CV=0, CPI=1). К сожалению, в оставшиеся 3 месяца проекта ожидается такая же мерзкая погода и строительство продолжится тем же темпом, что и в первый месяц. Понятно, что проект вместо запланированных 4 месяцев продлится 8.

Если работы выполняются только на сдельной основе (сколько рабочие построили дороги столько им и заплатят), то формула нахождения стоимости оставшихся работ (ETC) будет, как и для случая 1 и 2а (ETC = BAC-EV). Но, если мы используем, например, арендованную технику (платим за время аренды), то формула должна быть изменена: ETC = (BAC-EV)/SPI, оставшиеся работы нам обойдутся в 2 раза дороже, чем мы планировали. Если часть оплаты сдельная, а часть нет, то индекс SPI должен быть увеличен, например, до 0,75, чтобы учесть, что рабочим мы платим только за сделанную работу. Прогноз общей стоимости проекта на момент завершения: EAC= (BAC-EV)/SPI +AC.

Все эти манипуляции с индексом нужны только для одного, чтобы не тратить время на трудоемкий пересчет стоимости оставшейся части проекта, а применить обоснованное нами значение индекса.

Точный прогноз еще сложнее сделать с помощью метода освоенного объема, если первую часть проекта выполнялись работы одного типа (например, подрядчик 1 клал асфальт), а вторую часть у нас велось обустройство территории вокруг дороги другим подрядчиком. Слепо распространять темпы работ одного подрядчика на другого, конечно не стоит. Это приведет к неточной оценке.

Случай 3b. «Отклонения по стоимости выполнения работ были, и мы считаем, что эта тенденция продолжится»

Предположим, что в проекте по строительству дороги первый месяц часто шел дождь, но, чтобы строительство не останавливать в дождливые дни, подрядчик согласовал с нами использование особого асфальта, который можно класть в дождь. В итоге строительство велось с той же скоростью (EV = PV, SV=0, SPI=1), но затраты на более дорогой «волшебный» асфальт превысили плановую стоимость (EV <AC, CV <0, CPI <1). К сожалению, в оставшиеся 3 месяца проекта ожидается такая же мерзкая погода и стоимость строительства будет такой же, как и в первый месяц.

В данном случае формула нахождения стоимости оставшихся работ будет ETC =(BAC-EV)/СPI. Прогноз общей стоимости проекта на момент завершения: EAC= ETC +AC =(BAC-EV)/СPI+AC.

Опять, вышеуказанная формула даст хорошую оценку, если у нас один тип работ. Если у нас есть другой тип работ, которому дождь не помеха, то формулу ETC =(BAC-EV)/СPI нужно модифицировать в зависимости от соотношения объемов работ разного типа.

Случай 3с. «Отклонения по стоимости и скорости выполнения работ были, тенденция сохранится»

Если у нас один тип работ (кладем асфальт) и по каким-то причинам у нас изменилась и стоимость единицы работ и упала скорость их выполнения (и при этом рабочим платим за время, а не за объем), то оценить стоимость оставшихся работ можно по формуле ETC =(BAC-EV)/(СPI*SPI). Прогноз общей стоимости проекта на момент завершения: EAC= ETC +AC

Резюме теории

Из вышесказанного ясно, что использование метода освоенного объема имеет множество подводных камней. Проще всего, если у нас один тип работ (например, кладем асфальт или кладем кирпич) и имеем полную информацию почему произошли отклонения в проекте, а также учитываем тип привлекаемых ресурсов (платим за выполненную работу или за время пользования ресурсом). Также МОО хорошо работает, если в проект состоит из сложных, но повторяющихся работ, например, идет строительство коттеджного поселка и бригада последовательно строит дома один за одним. Да, типов работ много (сделать фундамент, возвести стены, покрасить, отштукатурить, провести электрику, воду), но сделав 1 дом можно предсказать как мы будем строить последующие дома.

Совмещение диаграммы Ганта и метода освоенного объема

Воспользуемся диаграммой Ганта в помесячной разбивке и попробуем применить МОО для проекта строительства дороги.

Пусть каждая работа представляет собой строительство работы на одном участке, всего участков 5. Еще не завершив строительство на первом участке мы проводим в конце марта после 2х месяцев работ анализ по методу освоенного объема.

Воспользуемся диаграммой Ганта, которую мы сделали в статье Календарно-сетевой график в месяцах в MS EXCEL.

Для простоты предположим, что длительность работы соответствует стоимости работы и ее объему. Т.е. за 1 месяц работы мы будем укладывать 2 км асфальта и стоить это будет нам 5 млн. руб. Такой равномерный темп строительства существенно упростит нам вычисления. Рассмотрим 3 варианта проекта в зависимости от используемых ресурсов:

1. В проекте используется только сдельная оплата труда (платим рабочим только за выполненные работы)
2. В проекте используется только ресурс, за который мы платим пропорционально времени его использования (например, за арендованную технику)
3. В проекте используется оба типа ресурсов: рабочие и техника (рабочим мы платим только за выполненную работу, а за технику платим как за время аренды).

1. Сдельная оплата труда

Как видно из диаграммы Ганта выше плановая длительность проекта составляет 20 месяцев (см. в столбец D, где приведены длительности работ). Фактически прошло 2 месяца после начала проекта. Выполнен весь запланированный объем работ по запланированной стоимости. Все показатели в норме, расчет в файле производится по очевидным формулам на основании длительности работы и стоимости ресурсов:

В файле примера имеется возможность задать фактическую стоимость ресурса после выполнения определенного объема работ, чтобы спрогнозировать стоимость оставшихся работ.

Также автоматически вычисляется срок завершения проекта, определяется наличие отклонений по стоимости и расписанию проекта.

Теперь предположим, что прошло еще 2 месяца, но никакие работы не выполнялись.

Так как у нас сдельная оплата, то ЕАС (стоимость проекта по завершению) не будет отличаться от ВАС (первоначально запланированная смета). Однако, сроки проекта увеличились на 18 месяцев (если 2х месячную работу выполнили за 4 месяца, то можно предположить что и оставшиеся работы запланированные к выполнению за 18 месяцев растянутся в 2 раза). Расчет был сделан именно так, потому что в ячейке Р27 мы задали значение ЛОЖЬ (считаем, что отклонения по срокам будут и в будущем). Если мы считаем, что задержка была вызвана причиной, которая не повторится, то можно установить в Р27 значение ИСТИНА. Длительность проекта станет равна изначальной длительности + 2 месяца задержки (22 месяца). См. картинку ниже.

Теперь предположим, что стоимость ресурса увеличилась вдвое и мы планируем, что эта тенденция продолжится. Стоимость ресурса можно задать с помощью Полосы прокрутки около ячейки Q22:

Как видно из графика выше, мы ожидаемо получим удвоенную стоимость проекта (200 млн. вместо 100 млн.).

2. Повременная оплата ресурсов 

В случае повременной оплаты ситуация будет другая - на стоимость проекта будут существенно влиять задержки в проекте.

Из картинки выше видно, что стоимость проекта удвоится, т.к. согласно прогноза длительность проекта будет превышать в 2 раза запланированную. 

Если, например, мы договоримся о снижении стоимости аренды техники на 25%, то ситуация, конечно улучшится, но превышение сметы нам гарантировано.

3. Использование в проекте разных видов ресурсов

Ситуация еще более усложнится, если мы захотим прогнозировать стоимость и длительность проекта в случае с ресурсами оплачиваемыми на основе выполненных работ и повременно.

В файле примера можно задать различные стоимости ресурсов, тем самым задать различное их соотношение в % на единицу объема работ (ячейки S7 и S8).

Вывод

Метод освоенного объема удобен для учета и прогнозирования небольших проектов, но его нельзя использовать бездумно лишь подставляя значения в формулы. Рекомендуется использовать специальные программы для анализа относительно крупных и сложных проектов. EXCEL, конечно, может помочь, но лишь в очень простых случаях.